Wie funktionieren An-/Abmeldungen für Termine in ClubDesk?

Für Termine in ClubDesk haben Teilnehmer die Möglichkeit, sich an- und abzumelden. Wir zeigen euch, wie ihr diese Teilnahme-Optionen aktiviert und wie ihr die An- und Abmeldungen bestmöglich verwalten könnt.

Wie gehe ich vor?

1. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins habt ihr die Möglichkeit, An- und Abmeldungen zu aktivieren. Dies könnt ihr über den Button «Ändern» konfigurieren.

2. In den Teilnehmer-Optionen setzt Ihr den Haken, «für diesen Termin sind möglich», um die An-/Abmeldungen zu aktivieren.

Zusätzlich habt ihr die Möglichkeit, alle Teilnehmer automatisch als angemeldet zu markieren. Gleichzeitig könnt ihr entscheiden, ob ihr neben 'Ja' und 'Nein' auch die Antwort 'Vielleicht' erlauben wollt. Über die Auswahlfelder könnt ihr zudem festlegen, bis wann An-/Abmeldungen möglich sind und inwiefern die Informationen über die Teilnehmer angezeigt werden.

3. Im gleichen Fenster könnt ihr auch festlegen, ob beim anschliessenden Speichern des Termins direkt Einladungen verschickt werden sollen. Wenn ihr dies wünscht, dann aktiviert den Haken bei «Beim Speichern des Termins werden Einladungen verschickt».

4. Im Feld «Versendet durch» legt ihr zudem fest, von welchem Absender die Einladungen verschickt werden.

Für alle oben erwähnten Teilnehmer-Optionen könnt ihr in den «Einstellungen: Verein» im Bereich «Termine: Standard-Einstellungen» festlegen, wie die Optionen beim Klick auf «Ändern» bereits voreingestellt sind. Mehr dazu findet ihr in der ClubDesk Hilfe.

5. Bestätigt eure vollständigen Angaben mit einem Klick auf «OK». Der Hinweis wird nun auf «Mit Einladung» und «Mit An-/Abmeldung» geändert. 

6. Speichert anschliessend den Termin, indem ihr «Speichern & Schliessen» oder «Speichern» wählt.

7. Ein Hinweis erscheint und ihr könnt nun erneut entscheiden, ob ihr die Einladungen tatsächlich verschicken wollt. Falls ihr das möchtet, klickt beim Hinweis auf «Ja». Falls ihr das nicht möchtet, klickt auf «Nein». 

Nach dem Speichern des Termins werden automatisiert Einladungen per E-Mail an alle Teilnehmer verschickt. 

Jeder Teilnehmer kann nun direkt in seinem privaten Postfach in der E-Mail die Teilnahme bestätigen, ablehnen oder, falls zugelassen, 'Vielleicht' auswählen.

Im daraufhin geöffneten Vereinskalender kann man zusätzlich noch Bemerkungen hinzufügen und sich die Anzeige der Teilnehmer anschauen, falls diese aktiviert wurde.

8.  Zurück in der Vereinsverwaltung sieht man im Termin mit einem Klick auf «An-/Abmeldungen», wer welche Teilnahme-Option gewählt hat oder wer noch gar nicht reagiert hat. Ausserdem kann man sich die Bemerkungen ansehen.

Die An-/Abmeldungen lassen sich über den Button «Export / Drucken» auch ausdrucken oder in Excel exportieren.

9. Ihr könnt die Teilnehmer per E-Mail an den Termin erinnern oder zusätzliche Informationen teilen, indem ihr die Funktion «E-Mail zum Termin» anklickt.

Dabei könnt ihr z.B. nur die Teilnehmer anschreiben, die bisher noch keine finale Entscheidung zur Teilnahme getroffen haben.

ClubDesk Hilfe

• Der Terminkalender (Video)
• Termine: An-/Abmeldungen
• Einstellungen: Verein | Termin: Standard-Einstellungen

Weitere Informationen

• Wie abonniere ich den Vereinskalender mit meinen Terminen?
• Wie melde ich mich als Vereinsmitglied in meinem persönlichen Vereinskalender an?