Wie importiere ich Mitgliederdaten in ClubDesk?

Wenn euer Verein bereits eine Liste eurer Mitglieder hat, z.B. in Excel oder einer Datenbank, dann könnt ihr diese Daten ganz einfach in ClubDesk einlesen. In diesem Artikel erfährst du wie das geht und worauf du dabei achten solltest.

Wie gehe ich vor?

ClubDesk kann Dateien im CSV-Format importieren. Wenn eure Mitgliederdaten z.B. als Excelliste oder in einem anderen Programm vorliegen, musst du diese Mitgliederdaten zuerst als CSV-Datei abspeichern. Danach kannst du die CSV-Datei in ClubDesk im Modul «Kontakte und Gruppen» mit dem Button «Import» einlesen.

Schau dir das kurze Tipps&Tricks-Video an oder lies unten die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung durch.

1. Öffne deine Mitgliederliste in dem Programm, in dem euer Verein die Mitgliederdaten bis anhin verwaltet hat, z.B. in Excel, Access, FileMaker...

2. Speichere eure Mitgliederdaten dann als CSV-Datei. Je nach Programm wählst du dafür «Speichern unter» oder «Exportieren».

Falls du zwischen verschiedenen CSV-Formaten wählen kannst, verwende CSV UTF-8. Damit werden auch exotische Sonderzeichen gut übertragen.

3. Wechsle in ClubDesk ins Modul «Mitglieder und Kontakte», klicke auf den Button «Import» in der Werkzeugleiste und wähle deine CSV-Datei.

4. Daraufhin erscheint das Dialogfenster «Kontakte importieren». Hier siehst du die Spaltentitel und eine Zeile der CSV-Datei und kannst festlegen, welche Zellen der CSV-Datei in welche Felder von ClubDesk geschrieben werden sollen.

5. Bestimmt welche Zelleninhalte der CSV-Datei in welche Felder von ClubDesk importiert werden sollen. In unserem Beispiel wählen wir z.B. für die Spalte «Telefon» in der CSV-Dateien das Feld «Telefon Privat» in ClubDesk.

Wenn die Spaltennamen in der CSV-Datei mit den Feldnamen in ClubDesk übereinstimmen, also «Vorname», «Nachname», «PLZ» usw. heissen, kann ClubDesk automatisch die richtigen Felder vorschlagen.

6. Wenn deine CSV-Datei Daten enthält, für die es in ClubDesk noch kein Feld gibt, kannst du direkt im Importfenster ein neues Textfeld für ClubDesk anlegen. Willst du bestimmte Daten der CSV-Datei nicht in ClubDesk importieren, wähle im Menü einfach «Nicht zugewiesen».

Während des Importvorgangs können nur neue Textfelder erzeugt werden. Benötigst du ein «Zahlenfeld», «Datumsfeld», «Ja/Nein-Box» oder ähnliches, musst du den Importvorgang abbrechen und in den Einstellungen ein «Kontakt-Zusatzfeld» anlegen («Zahnrad» oben rechts klicken und «Einstellungen Verein» wählen).

7. Vor dem Import überprüft ClubDesk auch gleich, ob die CSV-Datei offensichtliche Fehler enthält und zeigt diese im Dialogfenster «Kontakt importieren» rot an.

So werden unter anderem unmögliche E-Mailadressen rot markiert oder wenn ein unpassender Wert in ein Feld importiert werden soll, dass nur bestimmte vorgegebene Werte enthalten darf. Letzteres kannst du direkt im Importfenster mit dem Knopf «Korrigieren» beheben.

8. Nachdem du alle Spalten den gewünschten ClubDesk-Feldern zugewiesen und alle Fehler in den Daten bereinigt hast, klickst du auf «OK». ClubDesk zeigt dir dann vorab ein Dialogfenster an, mit einer Zusammenfassung was beim Import alles passieren wird. Hier siehst du z.B. wie viele Kontakte neu eingelesen, wie viele geändert werden oder unverändert bleiben.

Enthält die CSV-Datei viele Fehler empfiehlt es sich den Import mit «Nein» abzubrechen und die gewünschten Korrekturen in Excel bzw. in den Originaldaten vorzunehmen.

9. Klicke nun auf «Ja» und eure Mitglieder werden in ClubDesk in das Modul «Kontakte und Gruppen» importiert.
 

Wenn deine Import-Datei keine Spalte für den «Status» also Infos wie «Aktivmitglied», «Passivmitglied» enthält, erhalten die Kontakte den Status «Kein Mitglied». Damit du diese Kontakte siehst, musst du in ClubDesk links unter «Kontakte und Gruppen» den Filter «Alle Kontakte» anklicken.

Nach dem Import findet ihr die neu Importieren Kontakte im Modul «Kontakte und Gruppen». Dort könnt ihr die Kontakte jetzt weiter bearbeiten, z.B. Funktionen oder Rollen wie Trainer, Kassiererin auswählen oder Kontakte per Drag und Drop euren Gruppen (Aktive, Passive, Vorstand, Sponsoren usw.) oder Teams zuweisen.

Mit dem Button «Mehrfach-Änderung» kannst du nach dem Import ganz einfach mehreren Kontakten auf einmal einen anderen Status zuweisen oder sonstige Änderungen vornehmen.

Zusatzinformationen

Daten bereinigen und gute CSV-Datei erstellen

Wenn eure aktuelle Software-Lösung keine CSV-Datei erzeugen kann oder eure Mitgliederdaten in unterschiedlichen Formaten vorliegen oder sehr uneinheitliche Daten enthalten (z.B. unterschiedliche Telefonnummernformat aufweisen, keine einheitlichen Anreden enthalten), empfiehlt es sich die Daten zuerst in ein Tabellenprogramm, wie Excel, Google Sheet oder ähnliches zu importieren und die Mitgliederdaten da zu bereinigen, zu vereinheitlichen oder zu komplettieren. In Tabellenprogrammen lassen sich sehr effizient saubere und gute CSV-Dateien erstellen.

Importieren von bestehenden Kontakten

Wenn du Kontakte importierst, überprüft ClubDesk so gut wie möglich ob es diese Kontakte in ClubDesk schon gibt. Wenn ein Kontakt gefunden wird, der denselben Vornamen und Nachnamen aufweist, geht ClubDesk davon aus, dass es sich um einen schon bestehenden Kontakt handelt. In diesem Fall geht ClubDesk davon aus, dass die Daten in der CSV-Datei neuer sind als die Daten in ClubDesk und füllt leere Felder oder überschreibt z.B. die E-Mailadresse in ClubDesk mit derjenigen in der CSV-Datei. Das heisst, wenn man sehr umfangreiche Änderungen an den Mitglieder- oder Sponsorendaten vornehmen muss, kann es interessant sein diese Daten aus ClubDesk zu exportieren, dann in Excel die gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen und anschließend die bereinigten Daten wieder in ClubDesk zu importieren.

Wenn du Kontaktdaten aus ClubDesk exportierst, wird eine Spalte mit dem Titel [ID] exportiert. Diese enthält eine einzigartige Identifikationsnummer. Bei einem erneuten Import wird diese ID verwendet (statt des Namens) um zu erkennen, ob es einen bestimmten Kontakt in ClubDesk schon gibt. Mehr Infos dazu findest du im untersten Abschnitt des Hilfeartikels Kontakte importieren (ClubDesk Hilfe).

Weitere Informationen

• Wie erstelle ich ein Kontakt-Zusatzfeld mit dem richtigen Feld-Typ?
• Wie kann ich in ClubDesk Daten von mehreren Mitgliedern gleichzeitig ändern?
  
• Eine Excel-Tabelle in ein CSV-Dokument umwandeln

ClubDesk Hilfe

• Kontakte importieren
• Mehrfach-Änderung
• Kontakt-Zusatzfelder